1 Playbook, 5 startups remote-first: tácticas para que tu equipo le gane a la distancia.

Equipos distribuidos, trabajo asincrónico y nuevas formas de crecer. Estas startups marcaron el camino con modelos que desafiaron lo convencional.

No hay una fórmula única para construir una startup exitosa, pero sí hay patrones en común entre las que logran escalar sin perder velocidad. Algunas redefinen la cultura de trabajo, otras innovan en la forma en que organizan sus equipos o en cómo toman decisiones estratégicas clave.

Cada una de estas startups tomaron decisiones que impactaron directamente en su crecimiento y en la forma en que gestionan su cultura, su talento y sus procesos internos. Más allá de su industria o modelo de negocio, lo que las une es su capacidad para diseñar estructuras que les permiten evolucionar sin fricciones. En los siguientes casos, analizamos qué hicieron diferente y qué aprendizajes pueden aplicarse a otros equipos y empresas.

Si bien hace unos años cotiza en NASDAQ, mantiene intacto su corazón de startup. Actualmente cuenta con +1800 colaboradores ubicados en +60 países. Así como Google rompió todos los parámetros en cuanto a comodidades en el trabajo presencial para sus equipos, GitLab es el aspiracional para el trabajo remoto.

Desde el comienzo tuvieron en claro que manejar equipos remotos tiene que ser de la misma manera que en forma presencial, basándose en la confianza, la comunicación y el apoyo a nivel empresarial, evitando de esta forma cualquier tipo de descoordinación. 

En el año 2019 implementaron el rol de Head of Remote, algo que después fue replicado en otras compañías con distintos nombres. Para la creación de este puesto buscaron un líder que formalizara sus prácticas de trabajo remoto, mejorara los procesos de onboarding y capacitación, y garantizara que los miembros del equipo se adaptaran bien y se convirtieran en expertos en flujos de trabajo con un enfoque remote-first.

En GitLab consideran que no debe existir la idea de work/life balance, sino de work/life harmony, ya que al buscar un "balance" da la idea de dos fuerzas que se contraponen en vez de coexistir de manera tranquila y fluida.

Medir el impacto, no el tiempo

En tanto y en cuanto el colaborador esté cumpliendo con su desempeño y entregando según las expectativas, no importa cómo distribuye su carga horaria. Al trabajar de manera remota, decidieron alejarse del modelo 9-to-5 y enfocarse en el modelo asíncrono. Al contar con tantos colaboradores, optaron por la comunicación asincrónica. Suprimieron la mayoría de las videollamadas, las cuales son grabadas y documentadas, al igual que los flujos de trabajo. Debido a la documentación extrema y políticas de transparencia, crearon un handbook considerado el más completo hasta hoy. Cubre cada uno de los aspectos de la compañía y, a la fecha, cuenta con 3200 páginas.

Por otro lado, GitLab entiende que no todas las personas son igual de productivas en el mismo horario. Es ya una cuestión biológica. El horario que le sirve a un colaborador soltero, puede ser complicado para otro que desea pasar tiempo con su familia. Por todas estas razones se basan en el modelo nonlinear workday: el colaborador puede trabajar muy temprano por la mañana, tomarse un “break” de las horas que necesite y seguir trabajando durante la noche, todo sin necesidad de utilizar un día de PTO para realizar trámites personales o, como mencionan en su handbook, pasar un día en el centro de ski con su familia y al día siguiente tener horarios totalmente distintos. Ningún día tiene el mismo horario y sus colaboradores tienen la libertad de elegir cómo disponer del mismo.

Compensación

GitLab tiene una calculadora de uso interno para todos sus colaboradores, e incluso para los que están en proceso de entrevistas. De esta manera no pierden tiempo para definir el salario. La calculadora utiliza el siguiente cálculo:

Referencia salarial de San Francisco (SF benchmark) × Factor de ubicación × Factor de nivel × Tipo de cambio

La calculadora mostrará el monto como: base + variable = total de compensación objetivo (TTC//Total Target Cash).

Factor de ubicación:

Se calcula utilizando múltiples fuentes de datos para realizar un análisis de mercado sobre las tasas de compensación a nivel global. Entre estas fuentes se incluyen el Economic Research Institute (ERI), Comptryx y Radford.

Es importante destacar que esto no es un análisis del costo de vida, sino una evaluación del costo del mercado laboral en comparación con San Francisco.

Factor de nivel:

Los niveles en GitLab para la compensación son los siguientes:

• Junior: 0.8 x ic_ttc

• Intermediate: 1.0 x ic_ttc

• Senior: 1.2 x ic_ttc

• Staff/Manager: 1.0 x manager_ttc

• Senior Manager: 1.2 x manager_ttc

• Director: 1.0 x director_ttc

• Senior Director: 1.0 x seniordirector_ttc

Los montos se actualizan en diciembre y junio con el tipo de cambio adecuado, asegurando que los niveles salariales se mantengan alineados con el poder adquisitivo local.

Doist es pionera en async y remote first. La compañía nació cuando en 2010, su CEO creó una app, ToDoist, mientras estudiaba en la universidad. Para el año 2011, con un par de miles de usuarios, contrató a alguien para el rol de customer support a través de una plataforma de freelancers. Éste fue su primer hiring y a partir de ese momento, sentó las bases del trabajo remoto de la compañía.

Actualmente, cuentan con 93 colaboradores que representan 41 nacionalidades en 39 países y 75 ciudades. A raíz de la geolocalización del equipo ampliamente distribuido en distintos husos horarios, se manejan de manera asíncrona. Para ello, desarrollaron su propia herramienta, Twist, creada para ayudar la comunicación de equipos remotos y async. Con esta app, sus colaboradores pueden ver los mensajes en el momento que deseen, los cuales quedan guardados en distintos hilos ordenados y pueden seguir enfocados en lo que están realizando en ese momento, sin perder el foco ni distraerse en el caso de sonar una notificación.

Sin estrategia de salida

En 2009, la app ToDoist generaba casi USD 1.000 mensuales. Su creador y CEO se juntó con un venture capital de Silicon Valley, el cual prometía juntar en seed stage varios cientos de miles de dólares pero debía ceder su lugar como CEO de Doist.

“Sólo tenía 24 años. Habría sido fácil aceptar esto y dejar que otros controlaran el destino de mi proyecto. Pero estoy bastante seguro de que ToDoist habría fracasado si hubiera seguido ese camino, ya que esas otras personas no eran tan apasionadas por el producto como yo. Para ellos, sólo era otra inversión semilla.” — Amir Salihefendić, CEO y founder de Doist.

Por esa razón, Doist es una compañía bootstrapped. Hoy, ToDoist cuenta con más de 42 millones de usuarios, generando en 2020, USD 14 millones en ingresos recurrentes anuales (ARR). Cada año, donan hasta el 2% de su crecimiento para apoyar el trabajo de organizaciones con una visión internacional, como Amnesty International, Python Foundation y Stop the Hunger, entre otras.

Cultura y forma de trabajo

La compañía basa su identidad en estos cuatro pilares:

• Sin fronteras: al ser asíncronos, no buscan colaboradores que se ajusten a su huso horario.

• Equilibrio entre la ambición y el bienestar: trabajar sin ambición genera conformismo y la ambición sin descanso no es sostenible.

• Apoyar los objetivos de sus usuarios: creación de herramientas simples y poderosas para que prosperen a nivel profesional y personal.

• Pensamiento a largo plazo: soluciones a futuro, pensando en décadas, no en trimestres.

Los valores fundamentales son achievables y aplicables a todo lo que hacen internamente, desde la toma de decisiones hasta la incorporación de nuevos colaboradores.

• Ambición: fijar altos estándares tanto a nivel personal como para la compañía.

• Maestría: estar en constante aprendizaje para llevar las habilidades a su máximo potencial. 

• Independencia: con poca o nula supervisión, las entregas se hacen a tiempo, asumiendo la responsabilidad.

• Comunicación: clara, asíncrona y respetuosa. 

Al integrar sus valores fundamentales en cada acción, la empresa demuestra que un entorno de trabajo más autónomo y enriquecedor no es una aspiración lejana, sino una realidad en construcción. Desarrollaron su modelo de trabajo de la siguiente manera:

• Fomentan la colaboración asíncrona

Cada persona cuenta con el espacio y la confianza necesarios para desconectarse y concentrarse en tareas de alto impacto. No se espera que las respuestas a los mensajes sean inmediatas.

• La confianza es la base del equipo

La autonomía y la transparencia generan mayor compromiso y productividad que la supervisión excesiva o el control del tiempo.

• El bienestar mental es una prioridad

La adaptación al trabajo remoto puede presentar desafíos, por lo que se brinda apoyo continuo en cada etapa de la carrera profesional.

• Sus valores se reflejan en sus productos

Cada solución desarrollada incorpora sus principios y respeta el tiempo y la atención de los usuarios.

Buffer, la plataforma para planificar y programar en redes sociales, se creó en 2010. Inicialmente se financió a través de sus ingresos. En 2011, fue aceptada en la aceleradora AngelPad.  Recibió una inversión inicial de USD 120.000, seguida de una ronda semilla de USD 330.000 en diciembre del mismo año. En diciembre de 2014, Buffer recaudó USD 3.5 millones en una Serie A, de los cuales USD 2.3 millones fueron posteriormente recomprados en julio de 2018.

La Serie A de Buffer fue inusual, ya que recaudaron una cantidad relativamente pequeña en comparación con sus ingresos anuales recurrentes de USD 4.6 millones, diluyendo sólo el 6.2% de la empresa y sin ceder el control al board . Además, USD 2.5 millones de los USD 3.5 millones recaudados se destinaron a proporcionar liquidez a los fundadores y al equipo inicial de colaboradores.

A pesar de las condiciones favorables de la Serie A, Buffer siempre mantuvo la posibilidad de no seguir el camino tradicional de más rondas de financiamiento, venta de la empresa o salida a bolsa. La recompra de acciones a los inversores permitió a Buffer alinearse mejor con sus objetivos de crecimiento sostenible y mantener su independencia operativa.

Su ARR es de USD 20.8 millones. Tiene más de 65.000 clientes activos y 73 colaboradores distribuidos en 17 países.

Valores

En los meses fundacionales de Buffer, Joel y Leo, los co-founders, leyeron el famoso libro de Dale Carnegie, “Cómo ganar amigos e influir sobre las personas”. Tuvo un impacto enorme en sus vidas y en lo que Buffer llegaría a ser. En base al libro, sentaron las bases de los valores de la compañía que, aún hoy, mantienen.

1. Positivismo: buscar activamente una actitud optimista en diferentes áreas contribuye a un entorno laboral equilibrado y a un equipo satisfecho, tanto en el trabajo como en su vida personal.

2. Transparencia: la transparencia genera confianza, y la confianza es la base de un gran trabajo en equipo. Cada miembro del equipo puede ver todos los correos electrónicos enviados en Buffer. Han hecho públicos los salarios, la participación accionaria, las métricas, las mejoras semanales e incluso su última ronda de financiamiento.

3. Enfoque en el desarrollo personal: sin un deseo genuino de mejorar personalmente, es casi imposible, o al menos muy difícil, avanzar de manera significativa en el resto de los valores.

4. Sin ego: cuando se trabaja sin ego, no hay miedo al fracaso, ni competencia territorial, ni la necesidad de aferrarse a una idea que no funciona sólo porque lleva el nombre propio.

5. Escuchar y volver a escuchar: estar genuinamente interesado en lo que se dice (sin centrarse en qué responder), escuchar el significado más profundo de las palabras y hacer las preguntas adecuadas para avanzar en la conversación.

6. Inclinación hacia la claridad: centrarse en la claridad reduce significativamente el riesgo de malentendidos y problemas de comunicación, ya sea entre compañeros de equipo o miembros de la comunidad de Buffer.

7. Tiempo para reflexionar: los procesos de mentoría requieren vulnerabilidad e introspección ya que se centran en un desarrollo personal profundo y continuo, tanto dentro como fuera del trabajo.

8. Vivir de manera más inteligente, no más difícil: en Buffer fomentan la concentración en una sola tarea en lugar de intentar hacer varias al mismo tiempo. También valoran el descanso al punto de proporcionar a cada miembro del equipo una pulsera UP para monitorear su sueño.

9. Gratitud: tomarse el tiempo para enfocarse en la gratitud crea un entorno de trabajo positivo y enriquecedor y aporta mayor felicidad y plenitud en la vida. A través de esta práctica, se desarrolla una mayor conciencia y aprecio por las personas e ideas más importantes, así como por los pequeños y significativos momentos del día a día.

10. Hacer lo correcto: se esfuerzan por ofrecer la mejor solución, incluso si eso implica renunciar a parte de las ganancias.

    
    

Perks y beneficios

Más allá de los beneficios que ya son estándar dentro de muchas compañías (seguro de salud completo para todos los colaboradores independientemente de donde vivan, notebook y USD 1.000 para armar su espacio de trabajo, un presupuesto anual de aprendizaje para educación y desarrollo profesional, licencia familiar y un estipendio para espacios de coworking o lo que gasten en un bar mientras están trabajando), sobresalen los siguientes:

• PTO ilimitado a partir de los 3 meses de ingreso, fomentando tomarse como mínimo, tres semanas anuales sin contar la semana entre Navidad y Año Nuevo, que la compañía tiene off.

• Un Kindle más un monto ilimitado para comprar libros, ya sean físicos, digitales o audiolibros.

• 6 semanas sabáticas con goce de compensación y beneficios incluidos a partir del quinto año de trabajo.

• Plan de ahorro con contribución del 3% por parte de Buffer.

• Fondo de apoyo familiar con un monto designado por cada hijo.

• Semana laboral de 4 días.

  
  

  
  

  

Auttomatic es la compañía detrás de Wordpress.com, Tumblr, y WooCommerce, entre otros. Fue creada en 2005 y en la actualidad cuenta con más de 1700 colaboradores distribuidos en 90 países. 

La compañía está comprometida con la diversidad, la equidad y la inclusión. Su objetivo es democratizar la publicación y el comercio de historias, permitiendo que cualquier persona con una historia pueda compartirla y cualquiera con un producto pueda venderlo, sin importar su ingreso, género, ideología, idioma o lugar de residencia.

Debido a una controversia con WP Engine que derivó en un litigio y un malestar entre sus equipos por no estar de acuerdo con su CEO, en octubre de 2024 la empresa ofreció un retiro voluntario de USD 30.000 o el pago de 6 meses de su compensación. Sólo el 8.1 % aceptó el deal, incluido un colaborador que había comenzado a trabajar dos días antes. Diez días después de hacer efectivo el retiro, el CEO de la compañía anunció la entrega de 200 acciones A12 a cada miembro de Automattic.

Jornada laboral escalable y beneficios

Automattic practica la flexibilidad horaria y el trabajo asíncrono. No exigen a su equipo cumplir con un horario de oficina fijo, sino que les brindan la libertad de estructurar su propia jornada laboral. Fomentan que los colaboradores trabajen en los momentos en los que son más productivos y que tomen descansos regularmente a lo largo del día. Aunque no establecen horarios definidos, solicitan que cada miembro de la compañía comunique su disponibilidad y las horas en las que esperan trabajar a sus compañeros de equipo y managers.

Para la comunicación sincrónica utilizan Slack y Zoom y para la asincrónica, utilizan su misma plataforma, P2.

Todos los nuevos Automatticians, como llaman a sus colaboradores, pasan por dos semanas de guardias en Customer Support (Happiness Engineers), para conocer mejor a sus clientes. Incluso si no fueron contratados para ese rol.

Los beneficios son exactos a los de Buffer, incluido el tiempo sabático que en este caso es de tres meses después de cinco años en la compañía. También tienen un estipendio para comprar ropa apenas entran en la compañía, de unos USD 300 dólares con envío gratis a cualquier parte del mundo.

Nunca dejaré de aprender. No me limitaré a trabajar sólo en lo que se me asigna. Sé que el status quo no existe. Construiré nuestro negocio de manera sostenible a través de clientes apasionados y leales. Nunca dejaré pasar la oportunidad de ayudar a un colega y recordaré los días en los que aún no lo sabía todo.

Me motiva más el impacto que el dinero y sé que el Código Abierto es una de las ideas más poderosas de nuestra generación. Comunicaré tanto como sea posible, porque es el oxígeno de una empresa distribuida.

Estoy en un maratón, no en una carrera corta, y sin importar qué tan lejos esté la meta, la única manera de alcanzarla es avanzando paso a paso cada día. Con el tiempo, ningún problema es insuperable.

Fue creada en enero de 2020 y a los 15 días, los fundadores ingresaron a Y Combinator (W20). Pocas semanas después de iniciar, el equipo se dio cuenta de la necesidad de desarrollar PostHog, la plataforma de análisis de productos de código abierto que ayuda a las empresas a comprender mejor a sus usuarios y tomar decisiones basadas en datos.

Lanzaron su MVP en Hacker News sólo cuatro semanas después de comenzar a escribir el código. PostHog fue su sexta idea, ya que habían estado pivotando casi una vez al mes durante medio año. La respuesta fue abrumadoramente positiva. En solo unos días, lograron más de 300 implementaciones. Dos semanas después, superaron las 1,500 estrellas en GitHub.

Para diciembre de ese mismo año, levantaron su serie A. En enero del año siguiente, levantaron USD 15 millones para su serie B.

El objetivo es alcanzar USD 100 millones en ARR para 2026. Ya que es cash-flow positive, el CEO enfatiza que no quiere vender la compañía y apuesta a un crecimiento exponencial. Como las acciones pueden valer miles e incluso cientos de miles de dólares, la compañía decidió que los colaboradores que deseen venderlas, pueden hacerlo en las rondas de financiamiento una vez que su valor haya aumentado significativamente. Esto ayuda a mantener el enfoque en la construcción de algo más grande y a largo plazo.

Startups dentro de una startup

PostHog tiene 70 colaboradores en más de 15 países. Trabajan de manera asíncrona formando pequeños grupos de entre 2 a 6 colaboradores, convirtiéndose en pequeñas startups con su propio budget, dentro de PostHog.

Muchas organizaciones tradicionales tienen funciones grandes y separadas. Hay un equipo de producto, un equipo de ingeniería, CX, etc. PostHog siente que este esquema ralentiza el proceso a medida que la empresa escala, ya que se generan más capas de comunicación y cadenas de aprobación complejas, frenando la innovación y los avances, esperando autorizaciones de distintas áreas. Además, hace que las personas no puedan ver realmente el impacto de su trabajo lo que reduce la sensación de ownership.

Por eso introdujeron Small Teams, que están diseñados para operar como startups independientes.

La compañía impulsa el crecimiento de sus colaboradores de la siguiente manera:

• Transparencia en el aprendizaje: todo el conocimiento está abierto para aprender de primera mano.

• Autonomía: cada persona toma la iniciativa sin necesidad de aprobaciones constantes.

• Gestión enfocada en el crecimiento: reuniones diseñadas para el desarrollo profesional.

• Feedback directo y constante: en tiempo real, de manera clara y útil.

  
  

Las startups que logran escalar con éxito no dependen únicamente de su crecimiento. Su capacidad de adaptación, la forma en que estructuran sus equipos, gestionan la comunicación y diseñan sus procesos internos son igual de determinantes. Algunas optimizan la asincronía para reducir fricciones, otras crean sistemas de trabajo flexibles que les permiten moverse rápido sin perder alineación. Ajustar sin perder agilidad es fundamental para sostener la evolución.

Las decisiones sobre cultura y estructura interna afectan directamente la innovación, la atracción de talento y la competitividad a largo plazo. Resolver los desafíos del presente no alcanza si los sistemas no evolucionan al ritmo de la empresa. Diseñar procesos que faciliten el crecimiento en lugar de limitarlo marca la diferencia entre mantenerse relevante o volverse rígido.

El crecimiento sostenido requiere estructuras preparadas para el cambio. La velocidad y la claridad operativa son factores que permiten a una empresa fortalecerse en entornos dinámicos. Las compañías que logran equilibrar flexibilidad con eficiencia encuentran en la adaptación su mayor ventaja.

Como dicen en Automattic, es una maratón, no una carrera corta. Cada empresa define su propio camino, pero al final, lo que realmente importa es qué tan preparada está para el próximo paso.